Rollen en mandaten in het UBO-register

Mandaat
Extern UBO-mandaat
Een vennootschap verleent een mandaat aan een andere vennootschap (doorgaans een accountantskantoor) om het UBO-register in haar naam in te vullen. De procedure hiervoor is dezelfde als voor het externe mandaat voor de btw, vennootschapsbelasting of BEPS 13.U kunt hier een gedetailleerde procedure raadplegen.

Wat met buitenlandse bestuurders?
Naar aanleiding van uw vragen en opmerkingen, voorzag de FOD Financiën een mandaataanvraag op papier die enkel bestemd was voor buitenlandse bestuurders. De procedure voor dit type mandaten vindt u terug in de bijlagen. De IT-diensten van de FOD Financiën werken intussen een eenvoudige, efficiënte en digitale oplossing uit. Mandaten worden beheerd via de toepassing “Mandaten”, https://financien.belgium.be/nl/E-services/mandaten. Op die pagina vindt u extra toelichting, maar ook een FAQ.

Rollen
De rollen worden bepaald binnen de onderneming of het kantoor. Wanneer u aan een van uw medewerkers toegang verleent tot het UBO-register, dient u goed na te gaan welke rollen u hen toekent. Via bepaalde rollen kunnen de medewerkers immers het volledige UBO-register raadplegen, en dus ook dat van uw eigen kantoor. Binnen een kantoor van accountants en/of belastingconsulenten kunnen vijf rollen worden toegekend. De toepassing voor het rollenbeheer is toegankelijk via https://iamapps.belgium.be/rma/generalinfo?redirectUrl=/rma&language=nl. Ook op die website kunnen een reeks FAQ’s en extra toelichting worden geraadpleegd.

‘Wettelijke vertegenwoordiger’
Deze rol is weggelegd voor de bestuurder van de vennootschap. Het spreekt voor zich dat deze persoon niet alleen rollen kan toekennen, maar ook toegang heeft tot de andere rollen, waaronder de invoering in het UBO-register van zijn eigen vennootschap en de mandaten van zijn vennootschap.

‘Toekenning rollen’
Via deze rol kunnen, zoals de naam het al zegt, alle rollen worden toegekend.

‘FODFin UBO onderworpen entiteit’
Als accountant en/of belastingconsulent bent u uiteraard onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In dit kader voorziet de wetgever dat u een specifieke toegang hebt tot het register teneinde de gegevens met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden van een vennootschap te kunnen nagaan.

LET WEL: deze gegevens zijn enkel door de onderworpen entiteit raadpleegbaar in uitvoering van de antiwitwaswetgeving. Elke raadpleging wordt geregistreerd; boetes kunnen worden opgelegd voor alle andere ongemotiveerde redenen.

Met deze rol kunt u dus alle uiteindelijke begunstigden van alle entiteiten opgenomen in het UBO-register raadplegen, met inbegrip van uw eigen vennootschap en die van uw bestaande cliënten. Aan de hand van deze rol kunt u de gegevens van uw eigen kantoor invoeren.

‘FODFin Mandaat Nemer’
Met deze rol kunnen uw medewerkers het UBO-register invullen in naam van de entiteiten waarvoor u een mandaat hebt ontvangen. Via deze rol kunnen uw medewerkers ook de gegevens raadplegen en invullen van alle uiteindelijke begunstigden van uw cliënten voor wie u gemandateerd bent. Deze rol zal dus het meest toegekend worden aan de medewerkers binnen de kantoren.

‘FODFin UBO informatieplichtige’
Deze rol kunnen medewerkers van uw kantoor gebruiken voor het invullen van het register. De wettelijke vertegenwoordiger kan deze rol toekennen aan een medewerker die belast is met het invullen van het register. Let wel: de wettelijke vertegenwoordiger blijft verantwoordelijk.

Ter herinnering: Het IAB heeft samen met de Federatie van de notarissen een elektronisch effectenregister gelanceerd. Via dat register kunnen de benodigde gegevens (en enkel deze gegevens) automatisch worden gebruikt voor de registratie in het UBO-register.

    Tags

    • Mandaten
    • UBO register
    • rollen