Rôles et mandats pour le registre UBO : explications détaillées

Le mandat
Mandat externe UBO
Une société donne mandat à une autre société (généralement une fiduciaire) afin de remplir le registre UBO à sa place.
La procédure d’application est la même que pour les mandats externes en TVA, ISoc, BEPS 13, etc. Vous trouverez la procédure en détail en suivant ce lien.

Quid administrateurs étrangers ?
Suite de vos questions et remarques, le SPF a prévu un mandat papier mis à disposition uniquement pour les administrateurs étrangers. Vous trouverez la procédure pour les administrateurs étrangers en annexe. Les services ICT du SPF travaillent en parallèle à une solution digitale simple et efficace.

Les mandats se gèrent via l’application « mandats ». Vous y trouverez des informations complémentaires et des FAQ également.

Les rôles
Les rôles sont à déterminer au sein même de l’entreprise ou de la fiduciaire. Lorsque vous donnez un accès à vos collaborateurs pour le registre UBO, il faut être très attentif lors de l’attribution -des rôles. En effet, certains rôles peuvent donner accès à la consultation de tout le registre en cas d’attribution par un expert-comptable reconnu et donc également à la consultation des UBO de votre propre fiduciaire. En ce qui concerne le registre UBO pour les cabinets d’experts-comptables et/ou de conseil fiscaux, il en existe cinq.

L’application de gestion des rôles est disponible à l’adresse suivante. Vous y trouverez aussi des FAQ et des explications complémentaires.

Le rôle « représentant légal »
C’est le rôle de gérant de société. Il va de soi que la personne à qui est confié ce rôle peut non seulement attribuer les rôles, mais dispose des accès à tous les autres rôles, dont le remplissage UBO pour sa propre entreprise et les mandats de son entreprise.

Le rôle « attribution des rôles »
Ce rôle – bien nommé – permet uniquement d’attribuer des rôles.

Le rôle « SPFFIN UBO Entité assujettie »
En tant qu’expert-comptable/conseil fiscal, vous êtes assujetti à la législation antiblanchiment. Dans ce cadre, le législateur prévoit que vous aurez un accès privilégié au registre afin de corroborer les données concernant les bénéficiaires effectifs des entités que vous devez identifier.

ATTENTION ! Vous ne pouvez consulter le registre comme « entité assujettie » que dans le cadre de l’application de la loi antiblanchiment. Chaque consultation est enregistrée et des amendes pourraient être infligées en cas de consultation pour tout autre motif.

Ce rôle permet donc la consultation des bénéficiaires effectifs de toutes les entités qui sont dans le registre, y compris votre propre entreprise et celle de vos clients existants. Ce rôle permet également de remplir le registre pour votre propre entreprise.

Le rôle « SPFFin Mandataire »
En attribuant ce rôle, vous permettez à vos collaborateurs de remplir le registre UBO pour les entités qui vous ont octroyé un mandat. Avec ce rôle, vos collaborateurs ne pourront que consulter et remplir les bénéficiaires effectifs des clients qui vous ont donné mandat. C’est ce rôle que la plupart des cabinets attribueront à leurs collaborateurs afin de remplir le registre pour les entreprises qui les ont mandatés.

Le rôle « SPFFin Redevable d’information »
Ce rôle permet à un collaborateur de l’entreprise de remplir le registre. Le représentant légal peut donc donner ce rôle à un employé afin qu’il se charge du remplissage du registre. Attention, le représentant légal reste responsable !

Rappel : L’IEC a lancé avec la Fédération royale du Notariat belge un registre électronique des titres qui permettra bientôt aux entreprises qui utilisent ce registre électronique de transmettre automatiquement les informations nécessaires (et uniquement ces informations-là) au registre UBO.

    Mots clés

    • Administrateurs étrangers
    • Mandats
    • Registre UBO
    • Rôles